Tehosta tiedonhallintaasi

Normaali

Sarah Houghton-Janin mukaan yksi tapa selvitä infoähkystä on lukea lisää aiheesta. Hmm. Mitähän tuohonkin nyt sanoisi.

Vakavasti puhuen, Houghton-Jan antaa ihan hyviä vinkkejä siihen miten hallita informaatiotulvaa (hyökyä?). Tässä vinkeistä muokattu synteesi:

1. Yleiset hallintatekniikat

  • Analysoi saapuva informaatio: mitä tietoa saat ja mitä kautta? onko se optimaalinen tapa kussakin tapauksessa?
  • Analysoi käyttämäsi laitteet: käytätkö kutakin laitetta optimaalisesti ja tarkoituksenmukaisesti?
  • Mieti ennen kuin itse lähetät informaatiota: mikä on optimaalisin tapa saavuttaa tarkoituksesi?
  • Varaa aikaa kalenteriin myös s-postin käsittelyyn, uutissyötteiden lukuun ja reflektointiin.
  • LIstaa työtehtäväsi ja liitä ne kalenteriin; jos kyse on isommasta projektista, jaa se osiin.
  • Hyödynnä aika jonka käytät esim. siirtyäksesi paikasta toiseen. Ennakoi ja pidä mukanasi vaikkapa jotakin mukavaa luettavaa odotusajoiksi.
  • Listaa asiat joissa odotat jonkun muun tekevän jotakin: lähettävän tietoa tai tavaraa, maksavan jotakin tms. Näin pystyt puuttumaan mahdollisiin informaatiokatkoihin ajoissa.
  • Järjestys pidetään, sitä ei tehdä: arkistoi säännöllisesti, pidä työtila siistinä ja järjestyksessä.

2. Suodata saapuva informaatio

  • Karsi. Karsi. Karsi. Onko kaikki saapuva informaatio todellakin tärkeä saada? Ovatko esim. kavereiden Jaiku-viestit välttämättömiä työaikana?
  • Opeta muita käyttämään viestimiä tarkoituksenmukaisilla tavoilla ja välttämään tarpeetonta viestintää.
  • Varaa itsellesi aikaa, jona vältät kaikkia medioita ja viestimiä. Puheliton, verkoton, mediaton aika lataa akkuja ja antaa mahdollisuuden reflektointiin ja innovointiin.
  • Kun haluat keskittyä johonkin tärkeään tai haluat vain rauhoittua, sulje puhelin ja s-posti ilman huonoa omaatuntoa.

3. Uutissyötteet

  • Käytä RSS-syötteitä monipuolisesti, ei ainoastaan uutisten tai blogien seuraamiseen.
  • Harkitse tarkoin, mitä syötteitä seuraat – älä seuraa kaikkea vain, koska se on niin helppoa.
  • Järjestä syötteet vaikkapa aiheen mukaan.

4. Instant-tekniikat (IM, tekstiviestit, Twitter, Jaiku yms.)

  • Käytä esim. tekstiviestejä vain kuin se on tarkoituksenmukaista. Pidempää keskustelua vaativiin asioihin on olemassa parempia viesintätekniikoita.
  • Tarkista saapuneet vain kun itse niin haluat, ei heti kun vehje piippaa.
  • Älä anna esim. tekstiviestin keskeyttää työtäsi.
  • Organisaation sisäisessä viestinnässä sähkpostin määrää voitaisiin vähentää suosimalla IM-tekniikoita (esim.  Skypen chat)

5. Puhelin

  • Käytä puhelinta vain, kun se on tarkoituksenmukaista. Jos asialla ei ole kiire, s-posti on huomaavaisempi tapa lähestyä sillä se antaa vastaanottajalleen mahdollisuuden valita milloin asian käsittelee.
  • Ole läsnä tilanteessa. Kokouksessa puhelin on pidettävä suljettuna tai ainakin äänettömänä niin, ettei se keskeytä sinua ja muita.
  • Anna puhelinnumerosi vain sellaisille, joiden on tärkeä tavoittaa sinut halutessaan välittömästi. Muut voivat käyttää s-postia.
  • Puhelimen soiminen ei tarkoita sitä, että siihen on vastattava.
  • Pidä koti ja työ erillään. Vapaa-aikana tai lomalla työpuheluihin ei vastata (fiksu käyttää vastaajaa, jossa kerrotaan koska olet seuraavan kerran tavoitettavissa).

6. Sähköposti

  • Älä kohtele jokaista viestiä yhtä arvokkaana. Käytä enemmän aikaa todella tärkeisiin asioihin, älä hukkaa sitä toisarvoiseen.
  • Käsittele sähköpostisi vain muutaman kerran päivässä. Keskity tärkeisiin asioihin, ja hoida pikavastaukset alta pois.
  • Järjestä viestisi aiheen mukaan ja käsittele ne suurempina kokonaisuuksina.
  • Harkitse, onko s-posti oikea tapa hoitaa asia. Jos asia vaatii enemmän kuin neljä s-postiviestiä, sen voisi tehokkaammin hoitaa yhdellä puhelinsoitolla.
  • Pidä sisääntulevan s-postin laatikkosi tyhjänä: siirrä viesti aiheenmukaiseen kansioon tai tuhoa se.
  • Käytä s-postin asetuksia suodattamaan saamaasi postia tai jopa siirtämään sen oikeaan aiheenmukaiseen kansioon.
  • Arkistoi s-postisi haluamallasi tavalla: aiheen mukaan, toiminnan mukaan tms.
  • Harkitse tarkkaan, mille postilistoille liittyt.
  • Noudata hyvää sähköpostietikettiä.
  • Tuhoa tai arkistoi säännöllisesti. Älä anna postilaatikon täyttyä tarpeettomista viesteistä. Näin myös löydät haluamasi helpommin.

7. Painettu informaatio

  • Hyväksy, ettei sinun ole pakko tallettaa jokaista paperia, lehteä, kirjaa. Ellet todella tarvitse sitä, hankkiudu siitä eroon.
  • Ehditkö lukea Hesarin sunnuntainumeron vasta seuraavan viikon lauantaina? Seisovatko ammattilehdet viikkoja odottamassa lukemista? Peruuta mokomat.
  • Käy säännöllisesti läpi paperi-, lehti- ja kirjapinosi – vähintään pari kertaa vuodessa. Hankkiudu eroon siitä, mikä ei enää ole ajankohtaista.

8. Multimedia

  • Valitse viihteesi. Älä katso kaikkia elokuvia, kuuntele kaikkia uusia levyjä.
  • Katso televisiosta vain se, mitä todella haluat nähdä.
  • Käytä työmatkat hyödyksi vaikkapa kuuntelemalla podcasteja.

9. Sosiaalinen media

  • Valitse ajat, jolloin käytät sosiaalista mediaa. Älä avaa Facebookia heti aamusta ja pidä sitä avoinna. Bloggaa vain tiettyinä ajankohtina, älä pitkin päivää (auts!).
  • Valitse sosiaaliset mediasi, älä sählää kaikissa.

10. Ajan ja stressin hallinta

  • Käytä kalenteriasi sekä työ- että vapaa-ajan hallintaan.
  • Pidä taukoja. Taukojumppa on jees, varsinkin jos työskentelet tietokoneella koko päivän.
  • Eliminoi stressin lähteet. Ahdistaako saapuvan viestin äänisignaali? Pistä vehje äänettömälle.
  • Mieti, onko elämäsi tasapainossa ja arvot kunnossa. Kumpi teillä päättää, sinä vai työ?

Houghton-Jan, Sarah. Being Wired or being tired: 10 ways to cope with information overload. Ariadne 56 (July 2008). Saatavissa verkossa: http://www.ariadne.ac.uk/issue56/houghton-jan/

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s