Tunnista aikasyöpöt

Oletus

workloadTietotyöläiset käyttävät  41% ajastaan tehtäviin, joista he eivät saa juurikaan tyydytystä ja jotka  joku toinen voisi hoitaa. Näin väittävät Julian Birkinshaw ja Jordan Cohen, jotka ovat tutkineet mm. suomalaisten tietotyöläisten toimintaa. Miksi täysin järkevät, fiksut ihmiset sitten toimivat näin järjenvastaisesti? Koska me pidämme kiinni tehtävistä jotka saavat meidät tuntemaan itsemme kiireiseksi ja tärkeäksi, sanovat Birkinshaw & Cohen.  Ja siinä kun henkilökunnan määrä vähenee, työn määrä kasvaa. Kärjistäen voisi sanoa, että teemme yhä enemmän mutta yhä merkityksettömiä töitä.

Tämän olen itsekin valmis allekirjoittamaan: vaikka henkilökunnan vähenemisen piti meilläkin johtaa töiden uudelleen organisointiin, prosessien virtaviivaistamiseen ja turhan karsimiseen, arjen työssä tuntuu siltä että tilanne on mennyt entistä hullummaksi. Birkinshaw ja Cohen selittävät tilannetta tietotyön luonteella: työtä on vaikea havainnoida ja työn laatua on vaikea objektiivisesti mitata. Ja vaikka kuinka olisimme valmiita myöntämään, että tietty tehtävä on merkityksetön, siitä luopuminen on vaikeaa hyvinkin monelaisista syistä:

  • olemme sitoutuneet organisaatioomme ja työtovereihin: jos jätän tämän tekemättä, joku toinen joutuu sen kuitenkin tekemään
  • vähemmän tärkeä asia omalla työlistalla voi olla jossakin muussa suhteessa merkityksellinen
  •  onnistumisen ja työn loppuun saattamisen kokemus tuottaa tyydytystä, oli työ miten pieni tahansa
  • kokoukset voivat olla sisällöltään turhia mutta tarjoavat tärkeän foorumin kasvokkaiselle kanssakäymiselle.

Ja on sitä vikaa organisaatioissakin:

  • henkilöstöä on yleensä karsittu tukihenkilökunnasta, ja tehtävät on siirretty asiantuntijoille ja johdolle joilla olisi tärkeämpääkin tekemistä kuin hoitaa perinteisiä sihteerin tehtäviä
  • toimintaympäristöt ovat muuttuneet yhä enemmän säädellyiksi
  • mittausta ja seurantaa vaaditaan yhä enemmän
  • organisaatiokulttuurin fokus on riskin välttämisessä.

Mitä me sitten voimme tässä tilanteessa tehdä? Birkinshaw ja Cohen tarjoavat loistavan mittarin, jolla itse kukin voi arvioida omia työtehtäviään. Testastin tätä viikon verran, ja hyvin toimi. Nyt kun saisin pomonikin käyttämään tätä..

Näin tunnistat merkityksettömät tehtävät

Miten arvokas tehtävä on organisaatiolle?

  • Tehtävä editää organisaation tavoitteita merkittävästi.
  • Tehtävä edistää organisaation tavoitteita jonkin verran.
  • Tehtävällä ei ole merkitystä suuntaan tai toiseen.
  • Tehtävä estää organisaation tavoitteiden toteutumista.

Voisitko jättää tehtävän tekemättä?

  • Tehtävän suorittaminen on välttämätöntä. Se tehdään heti.
  • Tehtävän suorittaminen on  tärkeää. Se tehdään tänään.
  • Tehtävän suorittaminen on harkinnanvaraista. Teen sen jos ehdin.
  • Tehtävän suorittaminen on turhaa. Unohdan koko homman saman tien.

Kuinka merkittävä asia on itselleni?

  • Ehdottomasti pidettävä tehtävä: yksi työni parhaista puolista.
  • Mahdollisesti säilytettävä: nautin sen tekemisestä.
  • Epävarma: tekemistä puoltaa ja vastustaa moni seikka.
  • Luultavasti luovuttava: tehtävä on tympeä.
  • Ehdottomasti luovuttava: en tykkää yhtään.

Voisiko joku muu tehdä tehtävän puolestani?

  • Vain minä tai esimieheni voi tehdä tämän.
  • Olen paras tekijä, sillä se vaatii erikoisosaamista jota muilta ei löydy tai se liittyy omaan vastuualueeseeni.
  • Joku toinen voi tehdä tehtävän, jos saa kunnolliset ohjeet.
  • Tehtävä on hyvinkin siirrettävissä toiselle.
  • Tehtävä pitäisi unohtaa kokonaan.

Birkinshaw, Julian & Cohen, Jordan. Make time for the work that matters. Harvard Business Review, Sept. 2013, pp. 115-118.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s