Category Archives: työ

Kehityskeskustelukausi meneillään

Normaali

keskusteluKevät on kehityskeskustelujen kuumaa aikaa, niin myös HAMKissa. Jälleen yhteen uuteen keskusteluun valmistautuessa kaipaan kipeästi niitä yksinkertaisempia aikoja, jolloin organisaation tavoitteet olivat kirkkaat, sekä esimies että alainen tunsivat omat tehtävänsä ja asioita voitiin suunnitella viiden vuoden aikajänteellä.

Nyt tilannetta kuvaa parhaiten sana kaaos. Edellisenä vuonna sovitut kehityskohteet ovat muuttuneet merkityksettömiksi organisaation strategian eläessä ja jopa arvojen muuttuessa (!). Henkilöstön leikkaukset ovat hämärtäneet toimenkuvat. Tulevaisuutta ei voi suunnitella edes vuotta eteenpäin, kun kehysorganisaation strategia on jatkuvassa muutoksen tilassa.

Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL toteutti alkuvuodesta  kyselyn, jossa jäseniltä kysyttiin heidän tuntemuksiaan kehityskeskusteluista. Kysely lähetettiin reilulle 6000 JHL:läiselle, vastausprosentti oli 25. Tutkimuksessa todettiin mm. näin:

Lähes 60 % ei ole voinut hyödyntää kehityskeskusteluja ammatillisessa kehittymisessään. Huomattava määrä vastaajista ei saa vastetta omaan ammatillisuuteensa kehityskeskustelussa, jonka päätarkoitus on ammatillisen osaamisen edistäminen! Puheet ja teot eivät myöskään ole kohdanneet, eivätkä keskustelut ole johtaneet käytännön tekoihin yli puolella vastaajista. (Hyvä vai hyödytön kehityskeskustelu? / JHL, 2014.)

Tutkimustuloksista ja omista kokemuksista huolimatta jaksan kuitenkin vielä uskoa siihen, että keskustelusta voi olla todellista hyötyä. Parhaassa tapauksessa kehityskeskustelu selkeyttää tilannetta. Esimiehellä on mahdollisuus konkretisoida omaa näkemystään tavoitteista ja siitä, miten alainen voi omalla työllään niihin vaikuttaa. Alaisella taas on loistava mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä ja organisaationsa tulevaisuuteen.  Tämä ei kuitenkaan tapahdu automaattisesti, vaan se vaatii panostusta sekä esimieheltä että alaiselta. Tässä auttaa organisaation kehityskeskustelulomake, tuo paljon parjattu mutta oikein käytettynä mainettaan parempi työkalu. Joko sinä olet täyttänyt oman lomakkeesi?

Rinta rottingille: tänään on Badass Librarian Day

Normaali

badassTänään sitä sitten vietetään, sotaisan kirjastotädin päivää. Kun kollegani kutsui minut osallistumaan päivään FB:ssä, klikkasin myöntymykseni epäröimättä – taisinpa jopa kutsua kasan kollegoitakin mukaan (anteeksi!). Vasta sen jälkeen aloin miettiä, mihin sitä tuli oikein lupauduttua.

Rakas OED määrittelee badass-termin näin:

A. adj.  Belligerent or intimidating; ruthless; tough. Also as a general term of approval: formidable, superlative

B. n.  A tough, aggressive, intimidating, or uncompromising person.

Siis: hyökkäävä, riidanhaluinen, vihamielinen, sotaisa, pelottava, säälimätön, armoton, häikäilemätön, kova, agressiivinen, tinkimätön, ehdoton.

Kaikki adjektiiveja, joita ei ihan heti yhdistä asiakaspalvelijaan. Pääosa meistä on valinnut alan siksi, että haluamme auttaa ihmisiä. Ja mehän autamme, kuten tilastotkin osoittavat: kaikissa käyttäjäkyselyissä kirjaston henkilökunta saa järjestään parhaat palautteet.

Me kirjaston tädit emme ole riidanhaluisia, emme hyökkääviä edes silloin kun meiltä viedään toiminnan perusta. Kun henkilökuntaa supistetaan, supistammeko me aukioloa? Emme. Sen sijaan mietimme ratkaisuja, joilla aukioloihin ei tarvitse koskea. Ja koska olemme niin henkeen ja vereen asiakaspalvelijoita, palvelut vaan paranevat kun väki vähenee.

Olisikohan tässä yksi syy miksi keikumme kuolevien ammattien listojen kärjessä?

Mutta hei, jos palaamme takaisin termin määrittelyyn: olihan siellä positiivinenkin selitys. Vaikuttava & paras. Itse kääntäisin sanan tässä merkityksessä ehkä ilmaisulla huippu, esim. ”oot sää ihan huippu”.

Tänä päivänä ei siis kirjaston tiskin takana rähistä, vaan ollaan rinta rottingilla. Ollaan me vaan niin huippuja!

Tunnista aikasyöpöt

Normaali

workloadTietotyöläiset käyttävät  41% ajastaan tehtäviin, joista he eivät saa juurikaan tyydytystä ja jotka  joku toinen voisi hoitaa. Näin väittävät Julian Birkinshaw ja Jordan Cohen, jotka ovat tutkineet mm. suomalaisten tietotyöläisten toimintaa. Miksi täysin järkevät, fiksut ihmiset sitten toimivat näin järjenvastaisesti? Koska me pidämme kiinni tehtävistä jotka saavat meidät tuntemaan itsemme kiireiseksi ja tärkeäksi, sanovat Birkinshaw & Cohen.  Ja siinä kun henkilökunnan määrä vähenee, työn määrä kasvaa. Kärjistäen voisi sanoa, että teemme yhä enemmän mutta yhä merkityksettömiä töitä.

Tämän olen itsekin valmis allekirjoittamaan: vaikka henkilökunnan vähenemisen piti meilläkin johtaa töiden uudelleen organisointiin, prosessien virtaviivaistamiseen ja turhan karsimiseen, arjen työssä tuntuu siltä että tilanne on mennyt entistä hullummaksi. Birkinshaw ja Cohen selittävät tilannetta tietotyön luonteella: työtä on vaikea havainnoida ja työn laatua on vaikea objektiivisesti mitata. Ja vaikka kuinka olisimme valmiita myöntämään, että tietty tehtävä on merkityksetön, siitä luopuminen on vaikeaa hyvinkin monelaisista syistä:

  • olemme sitoutuneet organisaatioomme ja työtovereihin: jos jätän tämän tekemättä, joku toinen joutuu sen kuitenkin tekemään
  • vähemmän tärkeä asia omalla työlistalla voi olla jossakin muussa suhteessa merkityksellinen
  •  onnistumisen ja työn loppuun saattamisen kokemus tuottaa tyydytystä, oli työ miten pieni tahansa
  • kokoukset voivat olla sisällöltään turhia mutta tarjoavat tärkeän foorumin kasvokkaiselle kanssakäymiselle.

Ja on sitä vikaa organisaatioissakin:

  • henkilöstöä on yleensä karsittu tukihenkilökunnasta, ja tehtävät on siirretty asiantuntijoille ja johdolle joilla olisi tärkeämpääkin tekemistä kuin hoitaa perinteisiä sihteerin tehtäviä
  • toimintaympäristöt ovat muuttuneet yhä enemmän säädellyiksi
  • mittausta ja seurantaa vaaditaan yhä enemmän
  • organisaatiokulttuurin fokus on riskin välttämisessä.

Mitä me sitten voimme tässä tilanteessa tehdä? Birkinshaw ja Cohen tarjoavat loistavan mittarin, jolla itse kukin voi arvioida omia työtehtäviään. Testastin tätä viikon verran, ja hyvin toimi. Nyt kun saisin pomonikin käyttämään tätä..

Näin tunnistat merkityksettömät tehtävät

Miten arvokas tehtävä on organisaatiolle?

  • Tehtävä editää organisaation tavoitteita merkittävästi.
  • Tehtävä edistää organisaation tavoitteita jonkin verran.
  • Tehtävällä ei ole merkitystä suuntaan tai toiseen.
  • Tehtävä estää organisaation tavoitteiden toteutumista.

Voisitko jättää tehtävän tekemättä?

  • Tehtävän suorittaminen on välttämätöntä. Se tehdään heti.
  • Tehtävän suorittaminen on  tärkeää. Se tehdään tänään.
  • Tehtävän suorittaminen on harkinnanvaraista. Teen sen jos ehdin.
  • Tehtävän suorittaminen on turhaa. Unohdan koko homman saman tien.

Kuinka merkittävä asia on itselleni?

  • Ehdottomasti pidettävä tehtävä: yksi työni parhaista puolista.
  • Mahdollisesti säilytettävä: nautin sen tekemisestä.
  • Epävarma: tekemistä puoltaa ja vastustaa moni seikka.
  • Luultavasti luovuttava: tehtävä on tympeä.
  • Ehdottomasti luovuttava: en tykkää yhtään.

Voisiko joku muu tehdä tehtävän puolestani?

  • Vain minä tai esimieheni voi tehdä tämän.
  • Olen paras tekijä, sillä se vaatii erikoisosaamista jota muilta ei löydy tai se liittyy omaan vastuualueeseeni.
  • Joku toinen voi tehdä tehtävän, jos saa kunnolliset ohjeet.
  • Tehtävä on hyvinkin siirrettävissä toiselle.
  • Tehtävä pitäisi unohtaa kokonaan.

Birkinshaw, Julian & Cohen, Jordan. Make time for the work that matters. Harvard Business Review, Sept. 2013, pp. 115-118.

Bring your own devices

Normaali
  • Kirjaston hyllynreunan QR-koodeja pitäisi testata, mutta työpuhelin ei anna asentaa QR-koodin lukijaa. Mitä teet?
  • Kirjaston OPACin mobiililiittymä kaipaa testausta, mutta työkännykkä mahdollistaa vain puhelut. Mitä teet?
  • Kirjaston tietokantojen etäkäyttö kaipaa testausta, mutta sinulta puuttuu mobiililiittymä. Mitä teet?
  • Osallistut työn puolesta seminaariin jossa kommentointi tapahtuu somen kautta, mutta sinulla ei ole mobiililiittymää. Mitä teet?
  • Sinulla on sekä kalenteri että s-posti työkännykässä, mutta 123-näppiksellä niiden käyttö on hidasta ja hankalaa. Mitä teet?

Vastaus jokaisen kysymyksen kohdalla on usein sama: tuot oman laitteesi kotoa. Erityisesti julkisen puolen organisaatioissa voi tietotekninen toimintaympäristö olla todellisiin tarpeisiin verrattuna riittämätön. Selvitäkseen töistään on työntekijä mielenkiintoisen valinnan edessä: kärvisteletkö olemassa olevilla työkaluilla, vai otatko käyttöösi oman kotikoneen, tabletin, älykännykän? Työn sujuvuuden kannalta valinta on selvä.

Uusimmasta Tietokone-lehdestä luin, että tämä ”Bring your own device” (Byod)-suuntaus on yleinen, ja sen sanotaan olevan kaikkein radikaalein it-alan mullistus sitten henkilökohtaisten pc-laitteiden. Yrityksissä Byod-konsepti tarkoittaa kuitenkin jotakin muuta kuin äskeisissä esimerkeissäni: yritys tukee laitteiden ostoa, työntekijä satsaa itse pienen osuuden ja laite on työntekijän hallussa kokonaan.

Byodin rinnalle on syntynyt toinen toimintamalli, ”Choose your own device” (Cyod), jossa työntekijä saa itse valita työkalunsa. Yritys ostaa ja omistaa laitteet, joskus työntekijä voi halutessaan osallistua kustannuksiin. Vastineeksi hänellä on lupa käyttää laitteita myös muussa kuin työkäytössä.

Ammattikorkeakouluissa kumpikin malli toimisi erinomaisen hyvin, jos tietohallinto olisi valmis luopumaan vakiointiin perustuvasta toimintatavasta. Kun työ ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan edes työpaikalla, mobiiliudesta tulee tietoteknistenkin työkalujen perusedellytys. Vakioituja ja tietohallinnon hallinnoimia koneita ei enää tarvita, kun työskentely on siirtynyt pilveen ja  virtualisointi (Citrix, vdi) mahdollistaa raskaidenkin tietojärjestelmien (esim. Winha, Ostolaskujen käsittely, HR-ohjelmistot) pyörittämisen jopa iPadilla. Saisikohan sitä Voyageria liitettyä Citrixiin?

Kiinnostuitko? Lue lisää:

Kotilainen, Samuli. IT-työn uusi malli: ilmiö Bring your own devices. Tietokone 11, 2013: s. 26-33.

Lue tämä kirja

Normaali

metsaahoMetsäaho, Tuija. Työelämän toimivat tekstit. Helsinki: Suomen Yrityskirjat, 2013.

Jos olisin ammattikorkeakoulun viestinnän opettaja, ottaisin Metsäahon uuden kirjan kurssikirjaksi. Jos olisin yritysjohtaja, antaisin tämän kirjan jokaiselle yritykseni jäsenelle.  Jos olisin rikas, hankkisin tämän kirjan joululahjaksi jokaiselle ihmiselle jonka kanssa viestin s-postilla tai muuten. Sen verran hyvä se on.

Kun ensi kerran tartuin kirjaan, olin skeptinen. Miten niin ohut kirja (160 s.) muka voi kattaa kaiken tarpeellisen työelämän viestinnästä? Mutta kyllä se voi. Metsäaho puhuu selkeän kielen puolesta, ohjaa kirjoittamisessa vaihe vaiheelta ja kattaa tärkeimmät nykypäivän viestinnän kanavat s-postiviestinnästä verkkokirjoittamiseen, perinteisiä työelämän asiakirjojakaan unohtamatta. Metsäaho käyttää paljon havainnollisia esimerkkejä, avaa omaa osaamistaan niiden analysoinnissa ja samalla opettaa enemmän kuin yksikään perinteinen oppikirja.

Lue tämä kirja. Et kadu.