Category Archives: työkalut

Tunnista aikasyöpöt

Normaali

workloadTietotyöläiset käyttävät  41% ajastaan tehtäviin, joista he eivät saa juurikaan tyydytystä ja jotka  joku toinen voisi hoitaa. Näin väittävät Julian Birkinshaw ja Jordan Cohen, jotka ovat tutkineet mm. suomalaisten tietotyöläisten toimintaa. Miksi täysin järkevät, fiksut ihmiset sitten toimivat näin järjenvastaisesti? Koska me pidämme kiinni tehtävistä jotka saavat meidät tuntemaan itsemme kiireiseksi ja tärkeäksi, sanovat Birkinshaw & Cohen.  Ja siinä kun henkilökunnan määrä vähenee, työn määrä kasvaa. Kärjistäen voisi sanoa, että teemme yhä enemmän mutta yhä merkityksettömiä töitä.

Tämän olen itsekin valmis allekirjoittamaan: vaikka henkilökunnan vähenemisen piti meilläkin johtaa töiden uudelleen organisointiin, prosessien virtaviivaistamiseen ja turhan karsimiseen, arjen työssä tuntuu siltä että tilanne on mennyt entistä hullummaksi. Birkinshaw ja Cohen selittävät tilannetta tietotyön luonteella: työtä on vaikea havainnoida ja työn laatua on vaikea objektiivisesti mitata. Ja vaikka kuinka olisimme valmiita myöntämään, että tietty tehtävä on merkityksetön, siitä luopuminen on vaikeaa hyvinkin monelaisista syistä:

  • olemme sitoutuneet organisaatioomme ja työtovereihin: jos jätän tämän tekemättä, joku toinen joutuu sen kuitenkin tekemään
  • vähemmän tärkeä asia omalla työlistalla voi olla jossakin muussa suhteessa merkityksellinen
  •  onnistumisen ja työn loppuun saattamisen kokemus tuottaa tyydytystä, oli työ miten pieni tahansa
  • kokoukset voivat olla sisällöltään turhia mutta tarjoavat tärkeän foorumin kasvokkaiselle kanssakäymiselle.

Ja on sitä vikaa organisaatioissakin:

  • henkilöstöä on yleensä karsittu tukihenkilökunnasta, ja tehtävät on siirretty asiantuntijoille ja johdolle joilla olisi tärkeämpääkin tekemistä kuin hoitaa perinteisiä sihteerin tehtäviä
  • toimintaympäristöt ovat muuttuneet yhä enemmän säädellyiksi
  • mittausta ja seurantaa vaaditaan yhä enemmän
  • organisaatiokulttuurin fokus on riskin välttämisessä.

Mitä me sitten voimme tässä tilanteessa tehdä? Birkinshaw ja Cohen tarjoavat loistavan mittarin, jolla itse kukin voi arvioida omia työtehtäviään. Testastin tätä viikon verran, ja hyvin toimi. Nyt kun saisin pomonikin käyttämään tätä..

Näin tunnistat merkityksettömät tehtävät

Miten arvokas tehtävä on organisaatiolle?

  • Tehtävä editää organisaation tavoitteita merkittävästi.
  • Tehtävä edistää organisaation tavoitteita jonkin verran.
  • Tehtävällä ei ole merkitystä suuntaan tai toiseen.
  • Tehtävä estää organisaation tavoitteiden toteutumista.

Voisitko jättää tehtävän tekemättä?

  • Tehtävän suorittaminen on välttämätöntä. Se tehdään heti.
  • Tehtävän suorittaminen on  tärkeää. Se tehdään tänään.
  • Tehtävän suorittaminen on harkinnanvaraista. Teen sen jos ehdin.
  • Tehtävän suorittaminen on turhaa. Unohdan koko homman saman tien.

Kuinka merkittävä asia on itselleni?

  • Ehdottomasti pidettävä tehtävä: yksi työni parhaista puolista.
  • Mahdollisesti säilytettävä: nautin sen tekemisestä.
  • Epävarma: tekemistä puoltaa ja vastustaa moni seikka.
  • Luultavasti luovuttava: tehtävä on tympeä.
  • Ehdottomasti luovuttava: en tykkää yhtään.

Voisiko joku muu tehdä tehtävän puolestani?

  • Vain minä tai esimieheni voi tehdä tämän.
  • Olen paras tekijä, sillä se vaatii erikoisosaamista jota muilta ei löydy tai se liittyy omaan vastuualueeseeni.
  • Joku toinen voi tehdä tehtävän, jos saa kunnolliset ohjeet.
  • Tehtävä on hyvinkin siirrettävissä toiselle.
  • Tehtävä pitäisi unohtaa kokonaan.

Birkinshaw, Julian & Cohen, Jordan. Make time for the work that matters. Harvard Business Review, Sept. 2013, pp. 115-118.

Mainokset

Bring your own devices

Normaali
  • Kirjaston hyllynreunan QR-koodeja pitäisi testata, mutta työpuhelin ei anna asentaa QR-koodin lukijaa. Mitä teet?
  • Kirjaston OPACin mobiililiittymä kaipaa testausta, mutta työkännykkä mahdollistaa vain puhelut. Mitä teet?
  • Kirjaston tietokantojen etäkäyttö kaipaa testausta, mutta sinulta puuttuu mobiililiittymä. Mitä teet?
  • Osallistut työn puolesta seminaariin jossa kommentointi tapahtuu somen kautta, mutta sinulla ei ole mobiililiittymää. Mitä teet?
  • Sinulla on sekä kalenteri että s-posti työkännykässä, mutta 123-näppiksellä niiden käyttö on hidasta ja hankalaa. Mitä teet?

Vastaus jokaisen kysymyksen kohdalla on usein sama: tuot oman laitteesi kotoa. Erityisesti julkisen puolen organisaatioissa voi tietotekninen toimintaympäristö olla todellisiin tarpeisiin verrattuna riittämätön. Selvitäkseen töistään on työntekijä mielenkiintoisen valinnan edessä: kärvisteletkö olemassa olevilla työkaluilla, vai otatko käyttöösi oman kotikoneen, tabletin, älykännykän? Työn sujuvuuden kannalta valinta on selvä.

Uusimmasta Tietokone-lehdestä luin, että tämä ”Bring your own device” (Byod)-suuntaus on yleinen, ja sen sanotaan olevan kaikkein radikaalein it-alan mullistus sitten henkilökohtaisten pc-laitteiden. Yrityksissä Byod-konsepti tarkoittaa kuitenkin jotakin muuta kuin äskeisissä esimerkeissäni: yritys tukee laitteiden ostoa, työntekijä satsaa itse pienen osuuden ja laite on työntekijän hallussa kokonaan.

Byodin rinnalle on syntynyt toinen toimintamalli, ”Choose your own device” (Cyod), jossa työntekijä saa itse valita työkalunsa. Yritys ostaa ja omistaa laitteet, joskus työntekijä voi halutessaan osallistua kustannuksiin. Vastineeksi hänellä on lupa käyttää laitteita myös muussa kuin työkäytössä.

Ammattikorkeakouluissa kumpikin malli toimisi erinomaisen hyvin, jos tietohallinto olisi valmis luopumaan vakiointiin perustuvasta toimintatavasta. Kun työ ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan edes työpaikalla, mobiiliudesta tulee tietoteknistenkin työkalujen perusedellytys. Vakioituja ja tietohallinnon hallinnoimia koneita ei enää tarvita, kun työskentely on siirtynyt pilveen ja  virtualisointi (Citrix, vdi) mahdollistaa raskaidenkin tietojärjestelmien (esim. Winha, Ostolaskujen käsittely, HR-ohjelmistot) pyörittämisen jopa iPadilla. Saisikohan sitä Voyageria liitettyä Citrixiin?

Kiinnostuitko? Lue lisää:

Kotilainen, Samuli. IT-työn uusi malli: ilmiö Bring your own devices. Tietokone 11, 2013: s. 26-33.

Mobiilipolulla bongattua

Normaali

Mobiilioppiminen oli teemana HAMKin toisessa Mobiilikesäkoulussa, joka järjestettiin Mustialassa 25.5. – 27.5. Aurinkoiseen pihapiiriin oli järjestetty ns. mobiilipolku, yhteensä 11 keidasta neljästä eri aihepiiristä (mobiilioppiminen ja -ohjaus, mobiilituottaminen, mobiiliteknologia, some), joista osallistujat saivat valita oman kiinnostuksensa mukaan. Pointtina oli päästä tutustumaan eri asioihin ihan käytännössä: mobiililaitteita oli tarjolla hypisteltäväksi ja kokeiltavaksi iPodista Samsung Galaxyyn. Olipa näytillä myös yksi vanha mutta toimiva Windows Phone.

Koska mielenkiintoisia vaihtoehtoja  oli paljon, ainoa ongelma oli valinta. Itse aloitin tutustumalla eri käyttöjärjestelmiin, joista meille tarinoi Marko Rantanen. Tarjolla oli kokemuksia Symbianista, Androidista, iOSista, ja puhetta MeeGosta. Lopultakin kaikki nämä termit asettuivat jotensakin paikalleen ja saivat merkitystä myös tällaisen kirjastolaisen päässä.

Huttulassa nautitun lounaan jälkeen suuntasin keitaalle, jossa toinen Marko, Marko Mäkilä, opasti Mobilogin käyttöön ohjauksen välineenä. Moodlen työkalu vaikutti varsin näppärältä, mutta tavallinen Nokia C5 on kyllä käyttöliittymänä älyttömän kömpelö. Kunnon näppäimistöä tuli ikävä, mutta vähän kehittyneemmällä käyttöliittymällä Mobilogin mahdollisuudet ovat kiistattomat.

Tarmo Toikkasen verkkoluennolla käytiin läpi kymmenen ohjetta ympäristöään kuvaavalle. Mobiililaitteiden (video)kamerat ovat aktiivisessa käytössä, mutta yksityisyyden suojaan liittyviä asioita on hyvä miettiä ennen kuin tuotteensa julkaisee.

Toikkasen luennon jälkeen suuntasin Ison Piipun terassille, jossa Vahtilan Outi kertoi kokemuksistaan avointen oppimisympäristöjen hyödyntämisestä. Hänellä oli pelkkiä positiivisia kokemuksia Googlen palvelujen monipuolisesta hyödyntämisestä. Jos 95% verkkokurssilla mukana olleista opiskelijoista suorittaa koko kurssin määräajassa, on myös opiskelijan kokemus ollut hyvä.

Päivän päätteeksi koko poppoo kerääntyi Vanhan Opiston juhlasaliin interaktiiviseen paneeliin, jossa pohdimme mobiilioppimisen nykytilaa ja tulevaisuutta. Kaikki tekniset mahdollisuudethan ovat jo nyt käytettävissämme, joskin käyttöliittymien eli itse laitteiden kehittämisessä riittää vielä tekemistä.

Kaiken kaikkiaan, Mobiilikesäkoulu osoittautui todella virkistäväksi ja innostavaksi tapahtumaksi, jonka tiedollista ja kokemuksellista antia täydensivät keskustelut muiden mobiilioppimisesta hurahtaneiden kanssa. Nyt kun tämän annin vielä saisi hyödynnettyä omassa työssä.

Vinkki: Jos haluat oppia lisää mobiilin tarjoamista mahdollisuuksista, tutustu Mobiilikesäkoulun Tietoiskuihin ja niiden ohjelmaan. Tekemällä harjoituksia pääset kokeilemaan asioita käytännössä, mutta opit paljon myös pelkästään lukemalla ne läpi ja tutustumalla tehtävissä hyödynnettäviin ohjelmiin ja palveluihin.

Luovasti Delicious?

Normaali

Delicious on monelle tuttu kirjanmerkkipalvelu, mutta vielä yhtäkään en ole tavannut joka siitä pitäisi ihan oikeasti.  Käytän omaa tiliäni lähinnä linkkien hautausmaana, jonka tyhjennän aina parin vuoden välein. Todellisuudessa harvoin palaan toista kertaa samalle verkkosivulle: kaikki tiedonhankinta alkaa aina samasta paikasta.

Kirjanmerkkien jakamisessa verkoston kanssa Herkku on kuitenkin ihan paikallaan, joskin käytössä hieman kömpelö. Olen valmistelemassa EU-rahoitushakemusta kollegani kanssa, ja tässä yhteydessä Herkku onkin osoittautunut ihan käyttökelpoiseksi. Niinpä ihastuin, kun törmäsin Kristi Hinesin juttuun kirjanmerkkipalvelun luovasta käytöstä. (Kiitos vinkistä: Peter Godwin)