Tiedonhankinnan ohjauksesta

Normaali

Tässäpä erinomainen video, jota suosittelen kaikille th-opetuksessa toimiville. Erityisesti korkeakouluväelle tämä on ihan must! Halttusen Kai puhuu jälleen kerran viisaita, tällä kertaa tiedonhankinnan ohjauksesta. Kai esitys aiheutti ainakin itselläni sellaisen kuhinan pääkopassa, että tuskin malta odottaa syksyä kun pääsen testaamaan ajatuksia käytäntöön.

Kiitos vinkistä: Päivi Litmanen-Peitsala

Tunnista aikasyöpöt

Normaali

workloadTietotyöläiset käyttävät  41% ajastaan tehtäviin, joista he eivät saa juurikaan tyydytystä ja jotka  joku toinen voisi hoitaa. Näin väittävät Julian Birkinshaw ja Jordan Cohen, jotka ovat tutkineet mm. suomalaisten tietotyöläisten toimintaa. Miksi täysin järkevät, fiksut ihmiset sitten toimivat näin järjenvastaisesti? Koska me pidämme kiinni tehtävistä jotka saavat meidät tuntemaan itsemme kiireiseksi ja tärkeäksi, sanovat Birkinshaw & Cohen.  Ja siinä kun henkilökunnan määrä vähenee, työn määrä kasvaa. Kärjistäen voisi sanoa, että teemme yhä enemmän mutta yhä merkityksettömiä töitä.

Tämän olen itsekin valmis allekirjoittamaan: vaikka henkilökunnan vähenemisen piti meilläkin johtaa töiden uudelleen organisointiin, prosessien virtaviivaistamiseen ja turhan karsimiseen, arjen työssä tuntuu siltä että tilanne on mennyt entistä hullummaksi. Birkinshaw ja Cohen selittävät tilannetta tietotyön luonteella: työtä on vaikea havainnoida ja työn laatua on vaikea objektiivisesti mitata. Ja vaikka kuinka olisimme valmiita myöntämään, että tietty tehtävä on merkityksetön, siitä luopuminen on vaikeaa hyvinkin monelaisista syistä:

  • olemme sitoutuneet organisaatioomme ja työtovereihin: jos jätän tämän tekemättä, joku toinen joutuu sen kuitenkin tekemään
  • vähemmän tärkeä asia omalla työlistalla voi olla jossakin muussa suhteessa merkityksellinen
  •  onnistumisen ja työn loppuun saattamisen kokemus tuottaa tyydytystä, oli työ miten pieni tahansa
  • kokoukset voivat olla sisällöltään turhia mutta tarjoavat tärkeän foorumin kasvokkaiselle kanssakäymiselle.

Ja on sitä vikaa organisaatioissakin:

  • henkilöstöä on yleensä karsittu tukihenkilökunnasta, ja tehtävät on siirretty asiantuntijoille ja johdolle joilla olisi tärkeämpääkin tekemistä kuin hoitaa perinteisiä sihteerin tehtäviä
  • toimintaympäristöt ovat muuttuneet yhä enemmän säädellyiksi
  • mittausta ja seurantaa vaaditaan yhä enemmän
  • organisaatiokulttuurin fokus on riskin välttämisessä.

Mitä me sitten voimme tässä tilanteessa tehdä? Birkinshaw ja Cohen tarjoavat loistavan mittarin, jolla itse kukin voi arvioida omia työtehtäviään. Testastin tätä viikon verran, ja hyvin toimi. Nyt kun saisin pomonikin käyttämään tätä..

Näin tunnistat merkityksettömät tehtävät

Miten arvokas tehtävä on organisaatiolle?

  • Tehtävä editää organisaation tavoitteita merkittävästi.
  • Tehtävä edistää organisaation tavoitteita jonkin verran.
  • Tehtävällä ei ole merkitystä suuntaan tai toiseen.
  • Tehtävä estää organisaation tavoitteiden toteutumista.

Voisitko jättää tehtävän tekemättä?

  • Tehtävän suorittaminen on välttämätöntä. Se tehdään heti.
  • Tehtävän suorittaminen on  tärkeää. Se tehdään tänään.
  • Tehtävän suorittaminen on harkinnanvaraista. Teen sen jos ehdin.
  • Tehtävän suorittaminen on turhaa. Unohdan koko homman saman tien.

Kuinka merkittävä asia on itselleni?

  • Ehdottomasti pidettävä tehtävä: yksi työni parhaista puolista.
  • Mahdollisesti säilytettävä: nautin sen tekemisestä.
  • Epävarma: tekemistä puoltaa ja vastustaa moni seikka.
  • Luultavasti luovuttava: tehtävä on tympeä.
  • Ehdottomasti luovuttava: en tykkää yhtään.

Voisiko joku muu tehdä tehtävän puolestani?

  • Vain minä tai esimieheni voi tehdä tämän.
  • Olen paras tekijä, sillä se vaatii erikoisosaamista jota muilta ei löydy tai se liittyy omaan vastuualueeseeni.
  • Joku toinen voi tehdä tehtävän, jos saa kunnolliset ohjeet.
  • Tehtävä on hyvinkin siirrettävissä toiselle.
  • Tehtävä pitäisi unohtaa kokonaan.

Birkinshaw, Julian & Cohen, Jordan. Make time for the work that matters. Harvard Business Review, Sept. 2013, pp. 115-118.

Amk-kirjastot somessa, osa 6: hyvät käytänteet

Normaali

Kaiken kaikkiaan amk-kirjastojen markkinointiviestintä Facebookissa on sekä aktiivista että taitavaa. Parhaiten joukosta erottuvat ne kirjastot, jotka uskaltavat viestiä persoonallisesti ja virkakieltä välttäen. Huumori ja luovuus ovat selvää plussaa.  Artikkelisarjan lopuksi nostan esiin muutaman täysin mielivaltaisesti valitun hyvän käytännön (lisää löytyy kirjastojen FB-sivuilta):

 Diak nostaa esiin e-aineistoja ja -palveluita  konkreettisten sisältöjen avulla

diak

Haaga-Helia markkinoi aineistoja  ajankohtaisten asioiden ja tapahtumien kautta – huumoria unohtamatta

haaga-helia

Jamkissa viestijänä on henkilö, ei organisaatio (terkkuja myös Katjalle ja Nannalle, ja, ja, ja..)

jamk

Rohkea ja persoonallinen ote Laurealaisittain

Laurea

Seamk tarjoaa lisäarvoa pinorunoilla

seamk

TAMKin malli: säännölliset arvonnat tykkääjien kesken

tamk

Turussa muistetaan markkinoida myös painettuja aineistoja

Tuamk

Monikielisyys kunniassa Tritoniassa : kaikki viestit kolmella kielellä. Väsymättä.

tritonia

Lukija varokoon, eli sananen sarjan lopuksi

Artikkelisarjaani ei tule suhtautua aidon tutkimuksen edellyttämällä vakavuudella, sillä kyseessä on pelkkä kotisohvalla  tehty selvitystyö. Käyttämässäni datassa on epäilemättä virheitä: määrät on laskettu humanistin laskuopin mukaan, kriteerit viestien sisältöluokittelussa ovat olleet häilyviä, jne. Fiksua olisi ollut mm. suhteuttaa viestinnän määrä opiskelijoiden määrään ja toimintaympäristöön yleensä, samoin olisi ollut hyvä huomioida kirjaston käytettävissä olevat viestintäresurssit. Kokonaan tutkailematta jäi myös FB-viestinnän varsinainen rikkaus, eli kommentit : vuorovaikutusta vartenhan tuo kanava oikeastaan on olemassa. Heitänkin saman tien haasteen teille amk-kirjastoille: olisi kiva kuulla, millaista vuorovaikutusta FB-kanava on teillä synnyttänyt.

Kiitos amk-kirjastolaisille

Lopuksi haluan kiittää kaikkia amk-kirjastoja ja ennen kaikkea teitä amk-kirjastolaisia. FB-kanavanne pursuvat informaatiota, myötäelämistä, luovuutta ja kekseliäisyyttä, huumoriakaan unohtamatta.  Te teette aivan upeaa työtä. Kiitos siitä!